Over deze Privacyverklaring

In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens we verwerken van websitebezoekers, zakelijke relaties, deelnemers of andere geïnteresseerden. Ook staat in deze privacyverklaring beschreven waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we er ermee omgaan.

Wij vinden zorgvuldigheid belangrijk en hebben maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de persoonlijke informatie die u ons verstrekt vertrouwelijk wordt behandeld. In het kort komt onze werkwijze erop neer dat we uw persoonsgegevens:

• alleen gebruiken voor doelen die met u zijn overeengekomen, waarvoor wij van u toestemming hebben gekregen, die vallen onder gerechtvaardigd belang of die voortvloeien uit onze wettelijke taak;
• niet met anderen delen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of activiteiten;
• zorgvuldig beheren en beveiligen.

Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Stichting Topsport Community, gevestigd te Nijmegen, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 51681609, is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens, zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Wanneer u vragen heeft die niet in deze privacyverklaring zijn beantwoord, wanneer u suggesties of opmerkingen heeft over de inhoud van de verklaring of wanneer u klachten heeft over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan komen we graag met u in contact. U kunt hiervoor een e-mail sturen aan [email protected]. Mocht u een datalek signaleren dan kunt u dit ook melden via [email protected].

Deze privacyverklaring is van toepassing op onder andere (doch niet uitsluitend) de website van Stichting Topsport Community (www.topsportcommunity.nl), op het deelnemen aan events en op het verstrekken en verkrijgen van informatie door Stichting Topsport Community.

Voor welke doelen verwerken wij uw persoonsgegevens?

Stichting Topsport Community verwerkt persoonsgegevens om diverse diensten en taken goed te kunnen uitvoeren. Dit gebeurt op basis van een wettelijke grondslag, zoals: toestemming, overeenkomst, wettelijke plicht of op basis van gerechtvaardigd belang. Het gaat daarbij om de onderstaande activiteiten.

1. Deelname aan events van Stichting Topsport Community

1a. Communicatie over het event 

Bent u een deelnemer aan een event, dan gebruiken wij uw gegevens om efficiënt te kunnen communiceren over uw deelname. Er bestaat een gezamenlijk belang voor het verwerken van uw gegevens. Zonder uw naam en e-mailadres kunnen wij u niet voorzien van informatie over uw deelname aan onze events.

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens in het kader van uw deelname aan een van onze events.

• Voor- en achternaam
•     E-mailadres
•     Naam organisatie (werkgever)
•     Beeldmateriaal voor het jaarboek, website en social media

We bewaren uw gegevens zo lang als deze nodig zijn om te voldoen aan uw verwachtingen ten aanzien van uw deelname aan onze events, maar in ieder geval niet langer dan twee jaar.

1b. Maken van beeldmateriaal tijdens onze events 

Tijdens onze events kan beeldmateriaal (foto en film) worden gemaakt voor sfeerimpressies en ter promotie van toekomstige soortgelijke events of voor het jaarboek. Het is mogelijk dat de bezoekers van een events op dit beeldmateriaal staan. Dit beeldmateriaal kan gebruikt worden voor sociale media en op onze websites. Ook kunnen we dit delen met onze partners.

Hiervoor kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Beeldmateriaal waarop een deelnemer van een event staat. 

De grondslag voor het verwerken van beeldmateriaal van onze events is gerechtvaardigd belang. Stichting Topsport Community heeft er een noodzakelijk gerechtvaardigd bedrijfsbelang bij om in het kader van haar dienstverlening activiteiten te kunnen promoten en hiervoor beeldmateriaal te kunnen gebruiken.

2. Verstrekken van informatie

Voor de verstrekking van de door uw aangevraagde informatie of voor het afhandelen van de van uw verkregen informatie, is het noodzakelijk om uw gegevens te verwerken. Zonder uw naam en e-mailadres kunnen wij u niet voorzien van informatie over onze stichting bijvoorbeeld door middel van onze nieuwsbrief. Wij versturen onze nieuwsbrief alleen met uw expliciete toestemming. Afmelding voor deze mailing is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing of via een verzoek via e-mail bij ons.

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens in het kader van het verstrekken van informatie of het afhandelen van verkregen informatie.

• Naam- en achternaam
• E-mailadres

We bewaren uw gegevens zo lang als deze nodig zijn om te voldoen aan uw verwachtingen ten aanzien van uw verzoek tot informatie of afhandeling van de door u verkregen informatie.

3. Communicatie

Wanneer u een e-mail stuurt, dan worden deze opgenomen in ons e-mailarchief en conform de wettelijke bewaarplicht opgeslagen. Soms vragen wij u naar aanvullende persoonsgegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te beantwoorden en om op uw verzoeken te reageren. Communicatie geschiedt tevens met onze partners of zakelijke relaties om uitvoering te geven aan (bestaande of precontractuele) relaties.

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens in het kader van het verstrekken van informatie of het afhandelen van verkregen informatie.

• Naam- en achternaam, titel(s) en aanhef
• Adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres
• Gegevens ten behoeve van facturatie en betaling

Wij bewaren gegevens voor zo lang als deze nodig zijn om te voldoen aan uw verwachtingen ten aanzien van het uitvoeren van de overeenkomst en het bieden van ondersteuning en service. Gegevens omtrent de verplichte (financiële) administratie worden voor een periode van ten minste zeven jaar bewaard.

4. Derden

Wij gaan vertrouwelijk met persoonsgegevens om en wij delen deze gegevens niet zonder gegronde redenen buiten onze organisatie. Mochten wij uw gegevens delen dan zorgen wij ervoor dat uw privacy gewaarborgd is. Wij kunnen gebruik maken van derden bij de organisatie van onze events. Indien hierbij persoonsgegevens verwerkt worden is dit op basis van een zogenaamde verwerkersovereenkomst, waarin onze uitgangspunten voor de bescherming en beveiliging van persoonsgegevens zijn vastgelegd.

5. Beveiliging

Stichting Topsport Community heeft passende organisatorische en technische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens passend en adequaat te beschermen. Al onze medewerkers instrueren wij over onze organisatorische beschermingsmaatregelen, zoals: een protocol datalekken, de inhoud van onderhavige privacyverklaring en ons interne privacybeleid.

Uw rechten

U heeft de volgende rechten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens:

• Het recht op inzage. U kunt een verzoek doen uw persoonsgegevens in te zien. Er kunnen omstandigheden van toepassing zijn waardoor u geen recht op inzage heeft;
• Het recht op aanpassing van uw persoonlijke gegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
• Het recht om vergeten te worden. Er kunnen omstandigheden van toepassing zijn waardoor wij toch uw gegevens moeten bewaren of verwerken, bijvoorbeeld als hiertoe een wettelijke verplichting bestaat.
• Het recht om bezwaar te maken of een beperking van de verwerking te verzoeken. Wederom geldt dat wij onder bepaalde omstandigheden niet aan dit verzoek hoeven te voldoen;
• Het recht op dataportabiliteit. Dit betekent dat u het recht heeft om uw persoonsgegevens op een gebruikelijke en gestructureerde wijze te ontvangen en dat u het recht heeft om de data over te hevelen naar een andere aanbieder van een vergelijkbare dienst;
• Het recht om bezwaar te maken tegen profiling;
• Het recht om een bezwaar of klacht in te dienen bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens);
• Het recht om uw toestemming weer in te trekken voor de verwerkingen waar uw expliciete toestemming voor vereist is. Wederom geldt dat onder bepaalde omstandigheden, wij gerechtigd zijn om de verwerking van uw data voor te zetten, vooral indien de verwerking noodzakelijk is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. 

Vragen, verzoeken of klachten

Indien u vragen, verzoeken of klachten heeft met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen, per e-mail via: [email protected], of door een brief te sturen naar:

Stichting Topsport Community
Hertstraat 29
6531 KM Nijmegen
Nederland

Wijzigingen privacystatement

Stichting Topsport Community behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Check daarom regelmatig deze privacyverklaring voor een mogelijke update.

Deze privacyverklaring is het laatst gewijzigd op 1 juni 2023.